Vergoeding & declareren
Hoe de vergoedingsregeling werkt
Binnen ZV De Vikings zijn vergoedingen bedoeld als waardering voor de inzet van trainers, begeleiders en andere betrokken vrijwilligers. Op deze pagina vind je een overzicht van de vergoedingen, de declaratieprocedure en de belangrijkste richtlijnen. Ook kun je hier het declaratieformulier downloaden. De vergoedingen worden vastgesteld door het bestuur en jaarlijks geëvalueerd.
ZV De Vikings maakt onderscheid tussen twee soorten vergoedingen:
- een maandelijkse vaste bijdrage voor leidinggevende functies;
- uurvergoedingen voor trainers en badhulpen op basis van inzet.
De regeling is bedoeld als waardering voor de inzet binnen de vereniging. De hoogte van de vergoeding hangt af van de functie en de verantwoordelijkheden die daarbij horen.
Overzicht van functies en vergoedingen
Maandelijkse vaste bijdragen
Hoofdtrainer
Vergoeding: € 210,- per maand
De hoofdtrainer is verantwoordelijk voor het technisch beleid, de trainingsopbouw, de begeleiding van trainers, de afstemming met de KNZB en het bewaken van het sportieve niveau van de vereniging. Benoeming vindt plaats door het bestuur.
Breedtesportcoördinator
Vergoeding: € 210,- per maand
De breedtesportcoördinator richt zich op recreatieve en jeugdgerichte zwemgroepen, stimuleert doorstroming, coacht breedtesporttrainers en onderhoudt contact met ouders en verzorgers. Benoeming vindt plaats door het bestuur.
Uurvergoedingen
Trainer Niveau 3
Vergoeding: € 15,- per uur
Ervaren trainer met KNZB-licentie. Geeft zelfstandig trainingen volgens technisch plan, coacht tijdens wedstrijden en begeleidt assistenten. Benoeming vindt plaats door hoofdtrainer of breedtesportcoördinator.
Trainer Niveau 2
Vergoeding: € 12,50 per uur
Verzorgt trainingen voor beginnende en gevorderde zwemmers onder begeleiding. Benoeming vindt plaats door hoofdtrainer of breedtesportcoördinator.
Trainer Niveau 1
Vergoeding: € 10,- per uur
Ondersteunt bij trainingen, leert didactische vaardigheden en bouwt ervaring op. Benoeming vindt plaats door hoofdtrainer of breedtesportcoördinator.
Trainer vanaf 18 jaar zonder licentie
Vergoeding: € 7,50 per uur
Helpt structureel mee bij trainingen of bij specifieke doelgroepen, onder verantwoordelijkheid van de hoofdtrainer.
Badhulp
Vergoeding: € 5,- per uur
Ondersteunt tijdelijk bij groepen of tijdens drukke trainingen.
Assistentie bij evenementen
Vergoeding: € 2,50 per uur
Voor hulp bij wedstrijden, clubactiviteiten of promotie-evenementen.
Declaratieprocedure
De hoofdtrainer en breedtesportcoördinator ontvangen hun vergoeding maandelijks automatisch. Alle overige trainers en betrokkenen die onder de vergoedingsregeling vallen, kunnen hun uren maandelijks declareren met het officiële declaratieformulier van ZV De Vikings. De declaraties worden beoordeeld door het bestuur en na goedkeuring uitbetaald.
Gebruik voor het declareren altijd het officiële formulier. Op het formulier vul je onder andere je naam, adres, woonplaats, e-mailadres, periode, groep(en), bankrekeningnummer en de werkzaamheden of activiteiten in. Daarna wordt het formulier ondertekend door de vrijwilliger en goedgekeurd door bestuur of coördinator. Het gedeelde formulier is aangeduid als versie 2025-02.
Korte opsomming voor extra duidelijkheid
- Download het officiële declaratieformulier.
- Vul per datum de werkzaamheden of activiteit, uren en eventuele opmerkingen in.
- Dien het formulier op tijd in.
- Na beoordeling door het bestuur volgt uitbetaling.
Belangrijke voorwaarden en richtlijnen
Bij het declareren gelden een aantal duidelijke voorwaarden:
- Declaraties worden alleen vergoed wanneer de inzet heeft plaatsgevonden op verzoek van een daartoe bevoegde persoon, zoals het bestuur, de hoofdtrainer of de breedtesportcoördinator.
- Wanneer een trainer afziet van declaratie, komt de vergoeding automatisch ten goede aan de vereniging. In dat geval hoeft geen declaratieformulier te worden ingevuld.
- Reistijd, aanmoedigen of het bijwonen van bijeenkomsten of evenementen die door de club worden georganiseerd, vallen niet onder de vergoedingsregeling en worden dus niet uitbetaald.
- Declaraties moeten uiterlijk op de eerste dag van de volgende maand worden ingediend. Niet ingediende declaraties vervallen automatisch aan de vereniging. Uitbetaling volgt pas na goedkeuring door het bestuur.
Benzinevergoeding
In sommige gevallen kan een trainer in aanmerking komen voor een maandelijkse benzinevergoeding van € 90,-. Dat geldt wanneer sprake is van meer dan 15 minuten reistijd per enkele reis om trainingen te verzorgen. Het bestuur bepaalt of deze vergoeding van toepassing is. Deze vergoeding geldt alleen voor actieve trainingsweken en niet tijdens vakantieperiodes.
Formulier downloaden of vraag stellen
Gebruik voor declaraties altijd het officiële declaratieformulier van ZV De Vikings. Heb je vragen over de vergoedingsregeling, de declaratieprocedure of de beoordeling van een declaratie? Neem dan contact op met de penningmeester of met het bestuur via penningmeesterzvdevikings@gmail.com.